Beleidslijnen

Functie van communicatie

 

Staffunctie
Communicatie als staffunctie, waarbij het in alle bedrijfsprocessen een adviserende rol heeft. Van HRM processen zoals werving en selectie tot interne communicatie over nieuw onderwijsbeleid en communicatie met stakeholders en doelgroepen.

Lijnfunctie 
Communicatie als lijnfunctie functioneert als een instrument om producten of diensten in de markt te zetten. Bijvoorbeeld voor het werven van nieuwe leerlingen of het organiseren van een evenement.

  • Hoe verhouden Educatis en lokale scholen zich tot elkaar?
  • Hoe kunnen scholen hun leerlingenaantal behouden of laten groeien?
  • Hoe wordt de communicatie intern georganiseerd. Wie is waarvoor verantwoordelijk?
  • Hoe kan Educatis de werving van nieuw personeel invullen.
  • Hoe reageren Educatis en de tien scholen op klantcontacten en een veranderende maatschappelijke omgeving?
Positionering en merken

 

In de positioneringstrategie wordt omschreven wat de onderscheidende factoren zijn van Educatis en de individuele scholen ten opzichte van anderen in dezelfde sector, regio of vakgebied. Ook relevante wensen en behoeften van de doelgroepen en stakeholders worden hierin meegenomen. 

Samen met de sterke punten van de individuele scholen en Educatis vormt dit de basis van de positionering. Een goede positionering is verhelderend en geeft richting aan het totale communicatiebeleid.

Educatis centrale positionering
Educatis wordt het hoofdmerk van het communicatiebeleid. In het communicatieplan wordt
duidelijk welke identiteit Educatis heeft op dit moment en met welke taal en middelen ze dit uit. 

Te denken valt aan thema’s als: professioneel, samen staan we sterk, ontzorgend voor aangesloten scholen, reformatorisch onderwijs, verantwoordelijke werkgever.

Lokale positionering
De scholen krijgen ieder een op hun specifieke situatie aangepaste positionering. De lokale
positionering wordt benaderd vanuit een concurrentieperspectief, hoe is de school uniek in zijn omgeving.

Te denken valt aan thema’s als: creatieve school, betrokken bij omgeving, veel kennis en professionaliteit in huis, aandacht voor de leerling.

Interne communicatie

 

“Extern winnen is intern beginnen” Voorafgaand aan de plannen voor de externe communicatie is een interne focus op het uitdragen van het communicatiebeleid een belangrijk item. Docenten, onderwijsondersteunend personeel en directeuren vormen de eerste lijn, de frontlinie als het ware, van de communicatiestrategie.

Goede interne communicatie heeft een direct effect op een goede werksfeer. De meeste interne communicatie verloopt via top-down communicatie, bottom-up communicatie en via interne communicatiemiddelen als een personeelsblad, intranet etc. 

 

De top-down functie is met name het het informeren over maatregelen, instructies en beleid. Binnen de meeste organisaties gebeurt dit middels werkoverleg en interne nieuwsbrieven.Voor bottom-up communicatie is het werkoverleg ook het meest gebruikte middel.

 

Goede bottom-up communicatie is belangrijk om het contact met de werkvloer te behouden, belangrijke ideeën mee te nemen en cruciale signalen op te vangen.

De doelen van het organiseren van top-down en bottom-up communicatie

  • Het scheppen van een efficiënte informatiestructuur

  • Het vertalen van het beleid naar medewerkers

  • Het versterken van de identificatie met de organisatie

  • Het bevorderen van de motivatie van de werknemers

  • Het tijdig opvangen van signalen vanaf de werkvloer

De uitvoering van de communicatieplannen staan of vallen bij een goede instructie en training van het personeel en management. Er is begrip van en voor de doelen achter het communicatieplan. 

Er is een duidelijke verantwoordelijkheid. Wie is verantwoordelijk voor welke communicatieactie binnen de school en binnen Educatis. Uitvoer van de te verwachten activiteiten vragen coördinatie en een goede taakomschrijving.

Er wordt uitgegaan van een ontwikkeltraject. een nieuwe communicatietrategie staat niet in één week. Kennis en vaardigheden die nodig zijn voor reputatiemanagement, interne en externe communicatie, public affairs en het uitdragen van de positionering is voor sommige mensen een vanzelfsprekendheid. Voor veel medewerkers is dat echter niet het geval. Met training en toegang tot kennis is dit aan te leren.


 

Externe omgeving

Educatis en de scholen staan in een kruispunt van sociale en culturele belangen, geografische en demografische invloeden, invloed van politiek en publieke opinie en nog veel meer. De omgeving van een organisatie bepaald voor een groot deel de bedrijfsvoering. Het is belangrijk voor een organisatie om zich daarvan bewust te zijn. Ook voor organisaties als scholen waarbij continuïteit wat vanzelfsprekender is dan voor een commerciële onderneming. 

Externe communicatie

Externe communicatie is communicatie van een organisatie met personen, groepen en organisaties buiten de eigen organisatie. Effectieve externe communicatie versterkt de band met relaties, zorgt voor loyaliteit en vergroot het vertrouwen in de organisatie. 

Issuemanagement

Issuemanagement is het analyseren van issues die spelen in maatschappelijke, politieke, internationale context. Issuemanagement houd zich in belangrijke mate bezig met voorspellen. Issues staan niet op zichzelf, en komen zelden als een verrassing. Issuemanagement hoeft niet alleen om bedreigingen te gaan, als een voorloper van crisiscommunicatie. Een issue kan ook een positieve betekenis hebben voor de organisatie. 

Crisiscommunicatie

Bij een crisis is er een acuut probleem. In een geval van een verwijtbare fout kan er ernstige schade ontstaan aan het imago en de reputatie van de organisatie. In het geval van een externe crisis, zoals een aanslag of een natuurramp is het ook goed om een draaiboek te hebben liggen.

Reputatiemanagement
Onder reputatiemanagement wordt verstaan wat de perceptie is van de buitenwereld van de organisatie. Vandaag de dag bestaat elke organisaatie bij de gratie van positieve recensies van klanten en is er significant minder controle is op het imago dan vroeger. 

Een goede reputatie is cruciaal voor een sterk merk. Het is de basis voor continuïteit of zelfs groei in het aantal leerlingen, bouwt aan de aantrekkelijkheid als werkgever, en creëert een draagvlak voor actiever uitdragen van waarden, zichtbaarheid in de omgeving en actieve rol in directe maatschappelijke omgeving van de school. 

Public affairs
Een organisatie kan ook doen aan actieve beïnvloeding van beleid op lokaal of landelijk politiek niveau. Het (lokaal) politiek en sociaal cultureel netwerk wordt gebruikt om normen en waarden uit te dragen en beslissingen aangaande het reilen en zeilen van de vereniging en een school ten positieve te beïnvloeden. 

Arbeidsmarktcommunicatie​

Een krappe arbeidsmarkt dwingt organisaties goed na te denken over hun aanpak van arbeidsmarktcommunicatie. Hieronder wordt verstaan: Communicatie met potentieel personeel en met de personen en instellingen die voor de organisatie van belang zijn bij het aantrekken van goed personeel. 

Het korte termijn doel van arbeidsmarktcommunicatie is het invullen van vacatures. Op lange termijn is dat het neerzetten van goed werkgeverschap. Het imago en de reputatie van de Educatis en/of de school speelt voor elke mogelijke sollicitant een belangrijke rol bij de overweging om te solliciteren. 

Het korte termijn doel van arbeidsmarktcommunicatie is het invullen van vacatures. Op lange termijn is dat het neerzetten van goed werkgeverschap. Het imago en de reputatie van de Educatis en/of de school speelt voor elke mogelijke sollicitant een belangrijke rol bij de overweging om te solliciteren. 

Wat betreft de doelgroepen kan worden gesegmenteerd naar starters, lio-stagiaires, ervaren werknemers en herintreders en zij-instromers.  

De positionering van Educatis én de lokale school dienen een plek te krijgen in campagnes.