Externe

Communicatie

Externe communicatie is communicatie van een organisatie met personen, groepen en organisaties buiten de eigen organisatie. Effectieve externe communicatie versterkt de band met relaties, zorgt voor loyaliteit en vergroot het vertrouwen in de organisatie. 

 

Educatis heeft richting de leden geen marketingdoel, zoals het verkrijgen van meer leden of meer schoolgaande kinderen. Deze taak is omschreven in de communicatieplannen van de tien scholen. Wel is de verantwoording aan leden een belangrijk item, en de participatie in activiteiten van de vereniging. 

 

In heel verenigingsland in Nederland is het motiveren van voldoende leden voor vrijwilligersklussen, ledenvergaderingen etc moeilijk. In de kern wordt er tijd gevraagd van een lid, wanneer deze gevraagd wordt voor een ledenvergadering. Naast werk, gezin, studie, kerkelijke taken, sport, sociaal leven, hobby, concurreert ook Educatis met nog een aantal organisaties om de tijd van een ouder.

Huisstijl

Om de externe herkenbaarheid van het merk op te bouwen en te behouden wordt de huisstijl consequent doorgevoerd op alle middelen.

Acties

  • Het motto/de payoff ‘Leren voor het leven’ wordt op alle middelen geïmplementeerd, van magazine tot advertenties. 

  • Het logo wordt uitgebreid met een compact huisstijl handboek met visuele elementen die bijdragen aan de herkenbaarheid van Educatis als merk. 

  • Er zijn een aantal bruikbare bestanden met logo elementen en visuele elementen uit de huisstijl die een medewerker kan gebruiken voor een presentatie of document. Zo is er niet voor elk wissewasje een vormgever nodig, maar kan toch de visuele identiteit vaker gebruikt worden.

  • Er wordt een evaluatie gedaan van alle bestaande huisstijl middelen en deze worden waar nodig bijgewerkt.

  • Er wordt een bescheiden voorraad met huisstijldragers aangeschaft om uit te kunnen delen aan relaties en om te gebruiken tijdens bijeenkomsten en coachingsmomenten. Te denken valt aan pennen, notitieblokjes, usb-stick, etc.

 
Magazine Invisio

Het magazine in de huidige vorm is een goed middel om meer te vertellen over Educatis. Aandachtspunten zijn dat het gemakkelijk verteerbare informatie blijft en altijd een directe relatie met de scholing en opvoeding van het kind te maken heeft en de organisatie daaromheen.
Het aan de leden leren of uitleggen van belangrijke maar abstracte thematiek gebeurt met mate.

 

Doel van het middel: 

  • Het binden van leden aan de missie van Educatis. Meer vertellen over de activiteiten van Educatis (positionering)

  • Activeren van leden voor een actie, promoten eigen activiteiten

  • Educatie op het gebied van onderwijs, ouderbetrokkenheid, lesmethodieken etc.

 

Doelgroep: Leden van de vereniging, Ouders, Raad van Toezicht, Stakeholders.

Verspreiding: Verzenden per post naar leden van de vereniging, meegeven aan relaties bij een gesprek of beursbezoek. Stapel magazines (5-10) per school. 

Frequentie: Drie maal in het jaar

  • November. Themanummer

  • Februari. Themanummer

  • Juni. publieksverslag

Bladformule

Een bladformule bestaat uit de basiskenmerken van een magazine. Het is 'het recept' van het blad.
 

Algemeen

  • De positionering wordt in gedachten gehouden bij het schrijven van de artikelen

  • Er is een goede verhouding tekst en beeld en veel witruimte en ruimte voor streamers en andere leeshulpen.

  • Tekst heeft taalniveau B1/B2

  • De artikelen zijn gericht op de interesse van de lezer, minder op de (beleids)doelstellingen van de organisatie.

  • Gebruik meerdere vormen voor de tekst. (Lijstjes, fotocollage met bijschriften, interview, quote's, recensie, ...)

Soorten artikelen

  • Artikelen over ontwikkelingen in de organisatie

  • Schoolbeleid, onderwijskundige ontwikkelingen

  • Pedagogische of didactische stukken gericht op ouders, (bijv. tien tips om te helpen met het huiswerk van je kind) 

  • Interviews met leden van het management, raad van toezicht, medewerkers

  • Portretten van scholen

  • Een dag in het leven van.. (IB-er, leerkracht, secretaresse, concierge)

  • Illustratie of cartoon

  • Artikelen vanuit de hoek van issuemanagement en actualiteit. 

  • Uitnodigingen voor evenementen of open dagen/vergaderingen

  • Advertenties voor personeelswerving

  • Boekrecensie

  • Column door een IB-er, concierge, iemand die dicht bij de lezer staat

  • Reputatiemanagement: Terugkoppeling klachten/openheid van zaken moeilijke onderwerpen

  • Issuemanagement/Reputatiemanagement: Vragen om input/klachten/complimenten

 
Direct Mail​

Direct mail wordt gebruikt voor het direct aanschrijven van een doelgroep en is sterk gericht op een bepaalde conversie: meer bezoekers naar de website, inschrijving voor een evenement, donaties, vrijwilligers, afspraak voor een vervolg gesprek.

Doelgroep

Bestaande doelgroep/doelstelling

  • Voor potentiële nieuwe scholen. Een mooi vormgegeven directe brief aan de directie van een school, ondersteund met een magazine of het publieksjaarverslag kan een eerste aanzet zijn om besprekingen te starten. De positionering van Educatis als professionele organisatie en de toegevoegde waarde voor de school van een mogelijk lidmaatschap voeren de boventoon.

Optioneel:

  • Om het aantal bezoekers van de Algemene Ledenvergadering te vergroten stuurt Educatis geen formele brief, maar een aantrekkelijk vormgegeven uitnodiging waarin duidelijk is wat een bezoek oplevert voor het verenigingslid (interessante spreker, workshop) en hoeveel het van het lid vraagt (een uur tijd etc.) 

  • Om zij-instromers te werven voor openstaande en toekomstige vacatures. De eigen vereningingsdoelgroep kan hiervoor worden aangeschreven, maar ook externe doelgroepen via externe adressenbestanden of als bijsluiter via plaatselijke of regionale media.

Verspreiding: Verzenden per post, bijsluiten bij plaatselijke of regionale media.

 
Website​

De website is het centrale middel waar alle externe (en interne) middelen naartoe kunnen verwijzen. Een nieuwsmodule onderstreept de actualiteit. De artikelen uit het magazine worden ook (indien niet privacygevoelig) online geplaatst zodat er vanuit Social Media, huisstijlmiddelen, brieven en mondelinge contacten naar de website verwezen kan worden. De website wordt zo een plaats waar de actualiteit en de relevantie van de vereniging gepresenteerd wordt.

Acties

  • Menustructuur vereenvoudigen en denken vanuit de bezoeker van de website. De informatie die nu onder de vele kopjes is verdeeld wordt beter gestructureerd. De menuitems ‘Educatis’ en ‘Vereniging’ zijn voor de bezoeker nagenoeg hetzelfde. Deze worden samengevoegd onder de menutitel 'Educatis'

    • Submenu pagina 1: 'Beleid en jaarverslag'. Samenvoeging van de pagina's: Statuten, Jaarverslagen, Beleidsplannen, Anbi-gegevens, Privacybeleid
    • Submenu pagina 2: 'Bestuur en toezicht' Samenvoeging van de pagina's: Raad van toezicht, Raad van bestuur, Organogram, Bestuurskantoor, GMR, ALV, 

    • Submenu pagina 3 en verder: Kalender, Identiteit, Externe relaties, 

    • 'Werken bij Educatis' krijgt een eigen landingspagina binnen het campagnebeeld. zie verder de pagina Arbeidsmarktcommunicatie.

    • De pagina 'Engels' is krijgt een andere naam: 'Producten en diensten' De hiërarchie van de menustructuur klopt daarmee beter, en Educatis kan hieronder meerdere diensten en producten toelichten.

      • Methode Huiswerkleerlijn My name is Tom

      • Coaching nieuwe docenten en zij-instromers​​

      • Nieuwe producten en/of diensten

  • De contactgegevens zijn op dit moment goed te vinden op elke pagina​. 

  • Klachtenregeling wordt als submenu onder contact geplaatst en krijgt een verwijzing op de klachtenpagina.

  • Het contactformulier met opmerkingenveld is meteen zichtbaar, 'naam' wordt één vak i.p.v. twee en geen van de velden is verplicht.

 
Jaarverslag​

Hoewel het jaarverslag door een kleine groep mensen echt wordt gelezen is de functie ervan een verantwoording van de uitgaven en van de acties die Educatis het afgelopen jaar ondernomen heeft. Het heeft echter alleen een passieve functie.
 

Een goed publieksverslag in magazinevorm waar Educatis nu voor gekozen heeft is een mooi voorbeeld van data dicht bij de mensen brengen.

  • Nut voor ouders: Profilering van de professionaliteit van Educatis: centrale rol in de onderwijsorganisatie van het kind, bewijs dat Educatis zorgt voor een goed onderwijsklimaat en stimulering van ontwikkeling en scholing.

  • Nut voor personeel: Trots creëren op arbeidsplek. Jouw school, en de organisatie waar het bij hoort doet goede dingen. Je kunt met een fier gezicht laten zien waar je werkt, en welke goede dingen er ondernomen worden om het onderwijs nóg beter te maken. (hierbij richt je je pijlen indirect op arbeidsmarktcommunicatie: Als mensen trots zijn op hun werk blijven ze langer hangen, zijn ze gemotiveerder voor ontwikkeling etc.)

Doelgroep: Volledig jaarverslag: Stakeholders, overheid en analisten (sollicitanten) Publieksverslag: leden van de vereniging, nieuwe leden Educatis, overige belangstellenden

Frequentie: 1 keer per jaar

Bladformule: Documenten die vorig jaar zijn opgesteld m.b.t. plank en bladformule

Zie voor de planning het schema van Ledenmagazine Invisio

 
Social Media​

Linked In

Voor een positieve ervaring online, naast de meer passieve functie van de eigen website kan een sociaal medium als LinkedIn een actievere rol spelen in het uitdragen van de waarden zoals in de positionering omschreven.

Overige Social Media 

Om de werving van andere thema’s (o.a. arbeidsmarktcommunicatie) te ondersteunen is er een goed ingevuld basisprofiel nodig van Educatis op zowel Facebook als Instagram. Vanaf deze plek kan dan vervolgens geadverteerd worden. Voorlopig blijft de rol van social media beperkt tot een passieve rol. Geactualiseerd wanneer nodig. 

Doelgroep/bereik: Vakgenoten, leraren, professionals binnen onderwijs, maar ook overheden en controlerende instanties, potentiële samenwerkingspartners

Acties

  • Inrichten en vullen Linked In pagina van Educatis met correcte informatie,

  • Tweewekelijks een post op Linked In

    • Inhoudelijk artikel over het vakgebied onderwijs. Het maken van blog posts werkt aan de positie van Educatis als kennisleider en partner. 

    • Vragen om feedback aan medewerkers of externen 'Wat zou Educatis kunnen verbeteren'

    • Vragen om input

    • Post over een beantwoordde vraag of gesignaleerd issue.

  • Alle aan Educatis gelinkte personeelsleden (die een LinkedIn profiel hebben) geven Educatis als kun werkgever aan. 

  • Google informatie wordt aangevuld met profiel van Educatis en locatie van alle scholen.

  • Op Facebook en Instagram worden basisprofielen ingericht met standaard informatie en beelden. Deze dienen als secundaire website of verwijsplek voor onder andere werving voor vacatures.

 
Bijeenkomsten​

Bijeenkomsten zijn gelegenheden bij uitstek om in gesprek te komen met de achterban. Verenigingen worstelen landelijk, ook in christelijke kring met teruglopende bezoekersaantallen. Met name vergaderingen als de ALV worden steeds moeilijker bezocht. Belangrijk is om de vorm van een avond aan te passen aan de eisen van de tijd (kort en to the point) en waar mogelijk te decentraliseren en te integreren op lokale (ouder)avonden op de individuele scholen of op andere tijdstippen waarbij de aanwezigheid van de leden vanzelfsprekend is. 

Doelgroep/bereik: Leden van de vereniging

Acties

  • Onderzocht wordt of een decentrale uitvoering van de informatie uit de Algemene Ledenvergadering een optie is. Door de informatie over besluitvorming en verslaglegging te decentraliseren is er wellicht meer betrokkenheid te creëren.

  • Werving voor Algemene Leden Vergadering gebeurt (tot nader order) middels adverteren in het eigen magazine, een oproep in de e-mailnieuwsbrieven van de lokale scholen en middels een flyer die via de scholen verspreid wordt.

Naast de ALV kunnen er allerlei bijeenkomsten en symposia georganiseerd worden voor vakgenoten, studenten, medebestuurders etc. Een communicatiemedewerkers kan daarin ondersteunend functioneren door de organisatie van het evenement vorm te geven, ondersteunende middelen te vervaardigen en de werving voor het evenement te verzorgen.

 
Pers​

Een goede relatie met de pers is een belangrijk. Het kan een samenwerking op inhoudelijke thema's opleveren. De relatie is ook bedoelt om in geval van nieuwswaardige momenten of crises een goed aanspreekpunt te hebben en een persbericht kwijt te kunnen.

Acties

  • Er wordt een perslijst samengesteld van relevante media, vakbladen, dagbladen, online magazines, opiniemakers etc.

  • Een selectie van deze media wordt actief benaderd met als doel een relatie op te bouwen

  • Vanuit deze relatie wordt gezocht naar een samenwerking voor een artikel(enserie) in samenwerking met (de scholen van) Educatis.