Interne
Communicatie

Goede interne communicatie heeft een direct effect op een goede werksfeer. De meeste interne communicatie verloopt via top-down communicatie, bottom-up communicatie en via interne communicatiemiddelen als een personeelsblad, intranet etc. 

De top-down functie is met name het het informeren over maatregelen, instructies en beleid. Binnen de meeste organisaties gebeurt dit middels werkoverleg en interne nieuwsbrieven.

Voor bottom-up communicatie is het werkoverleg ook het meest gebruikte middel. Goede bottom-up communicatie is belangrijk om het contact met de werkvloer te behouden, belangrijke ideeën mee te nemen en cruciale signalen op te vangen.

  • De doelen van het organiseren van top-down en bottom-up communicatie

    • Het scheppen van een efficiënte informatiestructuur

    • Het vertalen van het beleid naar medewerkers

    • Het versterken van de identificatie met de organisatie

    • Het bevorderen van de motivatie van de werknemers

    • Het tijdig opvangen van signalen vanaf de werkvloer

Bovenwijzer​

Een maandelijkse verzending van formele en informele informatie. Deze krijgen een nieuw, huisstijlconform format via een online programma als Mailchimp. Hierdoor zien de nieuwsbrieven er herkenbaar en visueel aantrekkelijk uit. Dit zal de leesbaarheid vergroten en de prioritering van informatie duidelijker maken.

Om te bereiken dat de nieuwsbrief goed gelezen wordt is het belangrijk om een goede vorm neer te zetten. Naarmate medewerkers ontdekken dat de informatie in de Bovenwijzer goed leesbaar is en essentiële informatie bevat, zullen ze de nieuwsbrief lezen. In informeel contact kan de directeur van een school duidelijk maken dat het van het personeel verwacht wordt dat ze de Bovenwijzer lezen.

Doelgroep: Alle personeelsleden van Educatis

Frequentie: Elke maand

Bladformule

Een bladformule bestaat uit de basiskenmerken van een magazine. Het is 'het recept' van het blad.
 

Algemeen

  • (Beleids)Tekst wordt vereenvoudigd naar taalniveau B2 en is niet langer dan 200 woorden. 

  • Gebruik de hulp van streamers en leesankers om de belangrijkste informatie scanbaar te maken.

  • De nieuwsbrief heeft een eenduidige en professionele vormgeving via Mailchimp.

  • De afzender is niet anoniem ‘nieuwsbrief Educatis’ maar persoonlijk ‘Adri'of 'Arjan’ stuurt je een bericht.

  • Content wordt geselecteerd op noodzaak en nut en geprioriteerd.

    • Niet urgente en en niet noodzakelijke informatie wordt weggelaten of verplaatst naar de volgende nieuwsbrief

    • Teveel informatie. Een medewerker hoeft niet alles te weten. En niet alle beleidsinformatie kan ongefilterd bij de medewerker gelegd worden

  • Als er een handeling verwacht wordt van de medewerker wordt dit duidelijk gemaakt met een icoon of een directe link.

Soorten artikelen

  • Informatie over (voorgenomen) beleid

  • HRM informatie

  • Uitnodigingen

  • Trends signaleren en omschrijven

  • Personele wisselingen en gebeurtenissen

  • Informatie over voorgenomen beleid

  • Geestelijk component. (uit onderzoek van een communicatiebureau bleek dat bijna alle lezers de meditaties op bladen en brieven overslaan.) Zet tussen de overige nieuwsberichten een mooie quote of Bijbeltekst of een kernboodschap van 50 woorden. 

Speciale editie Bovenwijzer Intern Jaarverslag

Rond de publicatie van het jaarverslag wordt er een speciale versie van de Bovenwijzer gepubliceerd. Hierin worden de resultaten uit het jaarverslag vertaald voor personeel. Er kan deels gebruik gemaakt worden van de informatie uit de publieksversie van het jaarverslag. 

Deze editie wordt aangevuld met interne jaarverslag met onderwerpen als arbo regelingen, ondernemingsraad verslag, evaluatie gezamenlijke trainingen en andere interne verantwoording.

Acties

  • Mailchimp aanschaffen en templates nieuwsbrieven instellen

 
Lijncommunicatie​

De meeste informatie verloopt binnen Educatis via de lijnmanager. De directeur vertaald informatie vanuit de beleidsstukken naar zijn/haar personeel. Ook de bottom-up communicatie verloopt via de directeur. 

In de meeste gevallen verloopt dit naar tevredenheid. Medewerkers weten de directeur te vinden, en de directeur heeft in het MT ruim gelegenheid signalen te delen en informatie te ontvangen om deze vervolgens weer door te geven aan medewerker. 

Toch is dit schakelpunt ook een risico. De binding met de bovenlaag van de organisatie (MT en bestuur, en Educatis als werkgever) is minimaal. De uitvoering van beleid en het doorsluizen van informatie is afhankelijk van één persoon. Er zijn daarom in de verschillende scholen verschillen waargenomen in motivatie, binding en informatiedichtheid omdat de aansturing niet helder is, er te weinig informatie is over de vertaling van beleid, of omdat de manager zelf niet achter bepaald beleid staat.

Voor de lijncommunicatie gelden de volgende aandachtspunten

  • De lijn wordt vaak gebruikt voor alle soorten informatie en met alle mogelijke doelen. Dat leidt tot een verstopping. Informatie over de strategie vraagt namelijk om een andere aanpak dan puur operationele informatie of vakinformatie. Afhankelijk van de informatie die uitgewisseld moet worden is er een andere route beschikbaar.

  • Het blijft bij lijncommunicatie onduidelijk wie, vanuit welke functie, welke rol en verantwoordelijkheid heeft om informatie te vertalen en te distribueren.

  • Communicatie middelen leiden vaak hun eigen leven en worden gebruikt als short-cut om medewerkers te bereiken. Gevolg is dat managers zich door deze middelen niet ondersteunt voelen, de middelen hen feitelijk ondermijnen in hun communicatie rol, en dat er bovendien dus vaak geen gerichte vertaling en betekenisgeving kan plaatsvinden. 

Doelgroep: Lijnmanagers en bestuur

Doelstelling: Stroomlijnen en sturen interne communicatie

Tool 

Bij de informatie die via de lijn in de organisatie gecommuniceerd moet worden (voorgenomen beleid, vakinformatie, werkwijzen, etc.) wordt in het eerste jaar vanaf nu een half A4 communicatie-voorblad gevoegd. De volgende vragen worden hierin meegenomen.

  • Welke onderwerpen moeten bekend zijn voor de medewerkers (welke elementen zijn meetbaar als resultaat van communicatie)

  • Welke informatie is alleen voor de achtergrond van de lijnmanager of de werkgroep.

  • In/met welke middelen wordt de lijncommunicatie ondersteund in dit vraagstuk.

  • Wie is verantwoordelijk voor welke informatie.

Als na verloop van tijd blijkt dat het bewustzijn met betrekking tot de dosering en planning van lijncommunicatie en integratie van middelen een vast gebruik is geworden in de organisatie, dan kan deze tool vereenvoudigd worden.

Acties

  • Communicatie-voorblad wordt toegepast in MT vergaderingen of bij voorgenomen beleid. 

  • In december 2020 wordt geëvalueerd of er meer synergie wordt ervaren tussen communicatiemiddelen en lijncommunicatie

  • Het bestuurskantoor evalueert of er nu inderdaad meer sturing is op en meer resultaat is van de formele en informele interne communicatie.

 
Intern jaarmagazine​

Aan het begin van het schooljaar wordt het jaarplan in een magazine toegelicht aan de medewerkers. Dit is een kans voor Educatis om personeel te enthousiasmeren en te binden aan de werkgever Educatis, bottom up communicatie vorm te geven door oproepen en recente cases te plaatsen. De look en feel lijkt op de lijn die met het externe magazine Invisio is neergezet.

Doelgroep: Alle personeelsleden van Educatis

Frequentie: een maal per jaar bij start van schooljaar.

Verzending: per post

 

Bladformule:

  • Uitleggen beleid onderwijsinhoudelijk en bestuurlijke zaken organisatie

  • Motiveren en aanmoedigen personeel voor het nieuwe schooljaar

  • Bottom up communicatie organiseren en promoten

  • Planning van activiteiten in het komende jaar

  • Resultaten van feedback van medewerkers. Het presenteren van de resultaten van een opmerking, tip of klacht kan een vertrouwen wekken bij medewerkers om met meer en constructieve feedback te komen. 

  • De positionering wordt uitgelegd. In het interne magazine wordt de positionering door middel van tekst of beelden uitgelegd. 

  • Uitleg en onderstrepen HRM zaken

  • Highlighten loopbaanbegeleiding en opleidingsbeleid

  • Berichten ondernemingsraad

  • Verbinding tussen scholen visualiseren

  • Exterme trends en bewegingen duiden

 
AFAS/cloudservice​

Intern heeft de website in de vorm van AFAS een intranetfunctie. Een goede naslagwerkfunctie hebben. Er wordt regelmatig verwezen naar AFAS in overleggen, nieuwsbrieven en lijncommunicatie.​ 

Inhoud

  • Verslagen van overleggen,

  • Documenten m.b.t. regels en procedures, Formulieren

  • Archief interne communicatiemiddelen en huisstijlelementen

  • Cursusmateriaal 

  • Mogelijkheid creëren om online anoniem feedback te geven om bottom up communicatie te stimuleren

  • Achtervang voor lange teksten nieuwsbrief (indien mogelijk)

Acties

  • Intranet inrichten op goede informatievoorziening

  • Gebruik van AFAS als naslagwerk nagaan en evalueren in lijncommunicatie

  • Menu-item 'INSITE' op de website wordt veranderd in AFAS.

 
Linked In​

Als professioneel netwerk heeft LinkedIn veel mogelijkheden. Kennis gedeeld door Educatis en gezien door docenten van de betrokken scholen bevestigen het beeld gesteld in de positionering en bevorderen het gevoel bij een goede en professionele organisatie te horen.

 

<lees meer over de inhoud van Linked In pagina etc bij ‘Externe communicatie/Social Media’>

 

Acties

  • In 2020 wordt van alle (op linked in aanwezige) medewerkers verwacht dat zij zich hebben aangemeld bij de organisatiepagina van Educatis. De directeur ziet toe op de uitvoering.

  • Berichten van Educatis worden gezien en geliked door eigen personeel. Evaluatie eind 2020

 
Huisstijlmaterialen​

In de communicatie naar medewerkers toe wordt er gebruik gemaakt van goed briefpapier, visitekaartjes, PowerPoint etc. met het actuele logo en een professionele uitstraling.

 

Vergaderingen en cursusdagen worden ondersteund met kleine middelen als een pen of een notitieboekje. Deze gemakkelijke uitdelers verzorgen de aankleding van een bedrijfsdag, 

Cursussen, interne magazines, interne nieuwsbrieven aan personeel vanuit Educatis etc. dragen allemaal het logo en de huisstijl van Educatis. Na verloop van tijd wordt de consequente visuele scheiding van scholen en Educatis herkend en geïnternaliseerd. Educatis krijgt zo steeds meer de positie van werkgever.

<zie 'Externe communicatie/huisstijl' voor acties>

 
Bijeenkomsten​ en personeelsdagen

Bijeenkomsten zijn gelegenheden bij uitstek om de binding van medewerkers met de organisatie vorm te geven en onderlinge connecties te leggen. De werkgever kan in gesprek met de medewerkers, er is gelegenheid om in discussie te gaan over beleid en om gezamenlijk te leren en te verdiepen in onderwerpen.

Er kan gekozen worden voor een segmentatie onder de personeelsleden per bijeenkomst. Voor een administratief medewerker is een didactisch onderwerp minder relevant dan voor een leerkracht. Toch hebben ze beide de binding met de werkgever nodig. Dit is een belangrijk aandachtspunt.

Doelgroep: Personeelsleden (evt. gesegmenteerd)

Acties

  • Er wordt een jaarlijkse dag georganiseerd voor medewerkers. De inhoudelijke invulling is deels

    • gericht op het creëren van verbinding en een gezamenlijke cultuur

    • gericht op het verdiepen en verbreden van kennis op vakinhoudelijke onderwerpen